Sieben Schritte, mit denen sich doppelte und lückenhafte Materialstammdaten dauerhaft in den Griff bekommen lassen – nicht nur einmalig aufräumen, sondern sauber halten.
In einem Bestandsprojekt fanden wir für ein einziges Ersatzteil sieben unterschiedliche Materialnummern im System – angelegt von sieben verschiedenen Kollegen über zwölf Jahre. So etwas passiert nicht aus Nachlässigkeit. Es passiert, weil niemand eine verbindliche Regel hatte, bevor er ein neues Teil anlegt. Die Folge: Bestellungen laufen doppelt, Lagerbestände wirken höher oder niedriger als sie sind, und jede Auswertung muss erst mühsam bereinigt werden, bevor man ihr trauen kann.
In dieser Reihenfolge lässt sich eine Bereinigung im laufenden Betrieb sauber durchziehen.
Vollständigen Export aller Materialstammsätze ziehen und mit den tatsächlichen Bewegungsdaten der letzten zwei bis drei Jahre abgleichen. Häufig zeigt sich schon hier: Ein Drittel der Sätze wurde seit Jahren nicht mehr bewegt.
Nicht nur nach identischer Bezeichnung suchen, sondern auch nach ähnlichen Maßen, Herstellerangaben und Lieferantennummern. Die teuersten Dubletten sind selten die offensichtlichen.
Einheiten, Schreibweisen und Klassifizierung auf einen gemeinsamen Standard bringen. Ohne dieses Fundament lässt sich später keine verlässliche Auswertung mehr fahren.
Festlegen, wer neue Materialstammsätze anlegen darf und wer sie freigibt. Ohne diese Klärung wächst die nächste Dublettenwelle bereits während der Bereinigung nach.
Eine kurze, verbindliche Namens- und Mengeneinheitenkonvention reicht meist aus – wichtiger als Vollständigkeit ist, dass sie im Alltag tatsächlich angewendet wird.
Korrekturen in kleinen, nachvollziehbaren Batches einspielen, nicht als einmaligen Großeingriff. So bleibt jeder Schritt rückverfolgbar, falls doch mal etwas korrigiert werden muss.
Ein Vier-Augen-Prinzip für neue Materialstammsätze einführen. Das ist der Schritt, der aus einer einmaligen Aufräumaktion einen dauerhaften Zustand macht.
Für ein einzelnes Lager mit einigen Tausend Materialstammsätzen sind es meist zwei bis sechs Wochen, je nachdem wie viele Systeme und Standorte beteiligt sind. Der eigentliche Zeitfresser ist selten die Technik, sondern das Zusammentragen von Wissen aus verschiedenen Abteilungen.
Nein. Die Analyse läuft auf einem Export, die eigentliche Korrektur wird in der Regel in kleinen Batches außerhalb der Kernarbeitszeiten eingespielt. Ein Produktivsystem muss dafür nicht angehalten werden.
Das hängt stark vom Umfang ab. Als Orientierung: Ein Projekt mit klar abgegrenztem Warenbereich liegt oft im Bereich ab 1.700 Euro, größere Bereinigungen über mehrere Werke entsprechend höher.
Nein. Ohne verbindliche Regeln für die Neuanlage wächst die nächste Welle an Dubletten meist innerhalb weniger Monate nach. Der letzte Schritt der Checkliste – der abgesicherte Neuanlage-Prozess – ist deshalb kein optionaler Zusatz, sondern der Teil, der die Bereinigung dauerhaft macht.
Im kostenlosen Erstgespräch sichten wir Ihre Materialstammdaten- und Bestandssituation. Danach entscheiden Sie, wie es weitergeht.
